Kansallisarkistossa digitaalinen toimittaminen mahdollistaa aineistojen käytön ajasta ja paikasta riippumatta. Nyt myös Ruotsin Riksarkivet haluaa ottaa vastaavan mallin käyttöön.
Digitaalista toimittamista Hämeenlinnassa. Kuva: Kansallisarkisto
Kansallisarkisto on siirtynyt toimittamaan aineistot ensisijaisesti digitaalisesti Hämeenlinnan toimipaikassa, ja malli on laajenemassa myös Turkuun sekä Vaasaan. Digitaalinen toimittaminen on herättänyt kiinnostusta myös kansainvälisesti. Tällä viikolla Kansallisarkiston Hämeenlinnan toimipaikassa vieraili Ruotsin kansallisarkiston Riksarkivetin edustajia tutustumassa digitaaliseen toimittamiseen.
Tutkijasalikäynnit ovat vähentyneet yli 80 prosenttia 2000-luvulla, ja yli 97 prosenttia Kansallisarkiston asiakkaista käyttää ainoastaan verkkopalveluita. Riksarkivetin johtaja Karin Åström Iko kertoo, että Ruotsissa on havaittu sama trendi.
”Pidän siitä, että Suomessa avaatte arkistoja suuremmalle yleisölle. Minulle kyse on arkistojen tekemisestä demokraattisemmiksi. Sekä Suomessa että Ruotsissa välimatkat ovat pitkiä ja on tärkeää avata pääsy arkistoihin riippumatta asuinpaikasta”, Åström Iko sanoo.
Riksarkivet aloittaa digitaalisen toimittamisen pilottihankkeen
Åström Iko ja arkistoinnin yksikönpäällikkö Eva-Marie Sahlin kertovat, että Ruotsissa suunnitellaan nyt digitaalisen toimittamisen pilottihanketta. Suomeen ruotsalaiset ovat tulleet tutustuakseen paremmin digitaalisen toimittamisen eri vaiheisiin.
”Haluamme nähdä kuinka työskentelette ja mitä tästä mallista voisimme tuoda Ruotsiin”, Sahlin sanoo.
Riksarkivetin digitaalisen kehityksen ja digitaalisen säilyttämisen osaston johtaja Inger Mattsson näkee digitaalisen toimittamisen mallin tulevaisuuteen suuntautuneena ratkaisuna. Hänen mukaansa moni kannattaa tutkijasalien laajaa aukioloa, mutta käytännössä ihmiset eivät tulekaan paikalle. Mattsonin mukaan siksi digitaalinen toimittaminen voisi olla myös Ruotsissa seuraava askel.
Kansallisarkiston pääjohtaja Päivi Happonen kertoo, että keskusteluissa on ollut myös laajempi yhteinen pilottihanke.
”Molemmissa maissa keskitetty analoginen säilytys avaa mahdollisuuden konkreettiselle yhteistyölle. Digitaalisen toimittamisen volyymin kasvattaminen tehostaa aineistojen saatavuutta ja parantaa tutkimusedellytyksiä. Samalla voimme yhdessä kehittää prosessia entisestään. Tällaisessa yhteistyössä on paljon potentiaalia”, Happonen summaa.
Kansallisarkisto vastaa kansallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisestä, tukee julkishallinnon sähköistä arkistointia sekä edistää monialaista tutkimusta. Se edistää tekoälyyn ja tieteen uudistuviin menetelmiin perustuvaa tiedonhallintaa sekä asiakirjatiedon avointa saatavuutta yhdessä asiakkaidensa kanssa. Kansallisarkisto on valtakunnallinen organisaatio, joka toimii yhdeksällä paikkakunnalla.
https://kansallisarkisto.fi/etusivu
